Directives à suivre pour rédiger la description d'une composante SHOFM

Les descriptions peuvent être rédigées en anglais, en espagnol, en français ou en russe. Elles sont traduites en anglais avant d'être publiées pour la première fois et sont généralement mises en forme avant d'être incorporées au Manuel. Celui-ci est diffusé sous diverses formes - document imprimé, Internet et disquette - et ceux qui rédigent les descriptions des composantes doivent tenir compte capacités - et des limites - de chacune d'entre elles. Ils doivent notamment éviter d'incorporer à leur description des graphiques ou des équations complexes.

Seule sera publiée la description de deux pages. En cas de besoin, il est possible de s'adresser à l'auteur pour obtenir les informations complémentaires auxquelles la description fait référence.

Chaque composante a un titre d'une dizaine de mots qui est utilisé dans le cadre des procédures informatisées de recherche et d'interrogation et qui devrait donc être aussi explicite que possible. Aussi convient-il d'éviter les acronymes, sauf s'ils sont très connus ou si le terme non abrégé apparaît dans le titre.

Chaque composante se voit attribuer un numéro de référence en vertu du système de classification, les auteurs étant invités à donner des indications à cet égard.

La description doit comporter les dix sections ci-après, à l'exception des sections 3 et 4 qui ne sont pas toujours nécessaires.

1. Objectifs

Il s'agit d'exposer le problème que la composante est censée résoudre ou la fonction qu'elle est destinée à remplir. Cette section doit être brève et ne pas comporter plus de deux ou trois phrases.

2. Description

La description des équipements et des méthodes afférents à la composante doit être aussi détaillée que possible, avec indication des avantages que peut en retirer l'utilisateur. Elle doit se suffire à elle-même, même si cela n'exclut pas des références à des ouvrages ou à des publications. Cette section est généralement la plus longue. Voici une liste indicative des éléments à inclure dans la description de certaines catégories de composantes :

INSTRUMENTS :

PROGRAMMES INFORMATIQUES

MANUELS ET GUIDES TECHNIQUES

3. Apports requis

Cette section peut s'avérer sans objet pour les instruments, les manuels et les catalogues. Il s'agit de décrire les installations, mécanismes ou données nécessaires pour pouvoir exploiter la composante en précisant, dans le cas des données, la forme de présentation requise. Il convient aussi d'indiquer si la composante utilise le produit d'une autre composante du SHOFM.

4. Produits

Cette section peut s'avérer sans objet pour les manuels et les catalogues. Il convient de décrire ici les produits - matériel ou conceptuel - obtenus. Préciser si ces produits sont utilisés par une autre composante du SHOFM.

5. Exigences et contraintes afférentes à l'exploitation

Il convient de préciser, s'il y a lieu :

6. Forme de présentation

Il faut bien préciser la nature de la composante : par exemple est-ce un programme informatique, un manuel ou un instrument ? Veuillez préciser la langue dans laquelle sont rédigés les éventuels documents imprimés et messages informatiques, le langage de programmation des programmes informatiques ainsi que la forme de présentation et les supports pour les données et logiciels.

7. Antécédents

Il faut décrire ici l'utilisation qui a été faite de cette composante jusqu'à présent, en précisant le nom des pays et les conditions d'exploitation. Indiquez brièvement les résultats qui ont été obtenus alors. Si une version antérieure ou similaire des techniques auxquelles la composante fait appel a déjà été diffusée par le passé en tant que composante du SHOFM, il convient de le mentionner ici.

8. Origine de la composante et appui technique

Il convient de faire dûment mention du particulier, de l'organisme ou de la société qui est à l'origine de la composante et d'indiquer à qui il faut soumettre les questions d'ordre technique et les problèmes que pourraient rencontrer les utilisateurs de la composante. Si des programmes de formation sont prévus dans ce contexte, ils devraient être signalés. De même, si aucun appui technique n'est prévu, la présente section devrait en faire expressément mention. Toutefois, dans ce cas, il est probable que la composante ne sera pas incluse dans le Manuel.

9. Comment l'obtenir

Il s'agit d'indiquer ici à qui il faut s'adresser pour obtenir la composante et tout complément d'information s'y rapportant (nom, adresse, numéros de téléphone et de téléfax, etc.).

10. Conditions à respecter

Il ne s'agit pas des conditions techniques, qui font l'objet de la section 5, mais des aspects financiers et juridiques (notamment les questions de droit d'auteur). Il est souhaitable que les composantes soient fournies gratuitement ou que seuls les coûts de production soient facturés. Le cas échéant, il convient d'indiquer ici le prix approximatif de la composante.